整流程

概述

談到流程，可能從直覺想到的實現層，word 的表格，visio 的泳道圖，一份必須要填寫的表單，做的事情，這些是已經成型的需求文檔和系統實現。

企業的運轉依賴大大小小的流程，和機械很像，無數大小齒輪之間的咬合轉動，傳遞能量，最終傳遞到鐘錶指針轉動，汽車的運轉，理想中的可能是全機器臂很少人參與，實際上多數工廠各種人在裡面操作，畢竟自動化流水線一次性投入很大，並不是所有企業主負擔得起的。

現代城市裡的服務型企業，怎麼通過各類工具讓大家協作起來，是一個很有趣的話題，據說當年華為請 IBM 做諮詢，設計一條流程5000元，如果科學設計的流程能真正起到作用，5000元絕對是花小錢辦大事。

本文分享三個方面分享整理流程的操作經驗，統一目標，抽象方法，方式判斷。

如果給企業流程搞不好的原因排序，排名靠前的應該有職權責劃分不清，歷史包袱重，部門牆厚；

而職權責劃分，往往涉及利益分配，必須企業一把手出面協調好，如果說理流程的人/項目組是衝在一線戰士，那麼足夠的授權以及參與方打好招呼，就是一把手給予的免死金牌。

優化的目標包含但不限於：增加，減少部門牆，縮短/延長流程時間，提升/降低難度。

也許有人會好奇，為什麼還有增加部門牆的說法，一般不是都說要增加透明度，減少部門牆嘛。實際上，很多初創企業，到一定規模後，要通過明確分工，增強規範來提升效率，看似部門牆變厚，速度下來，但出錯率的下降，整體一算還是提升了。

作為XX角色，要達到YY目的，需要ZZ流程。

適用於歷史包袱不重，或想要大刀闊斧做流程改革的企業，簡單的表述有利於理清楚真實需求，減少不必要的信息和界面操作堆砌，此操作帶來的風險是精簡歷史流程而導致信息丟失，環節不完整。

基於歷史已有資料進行系統化優化，儘管存在信息冗餘，跨部門核對交流麻煩，好在風險小，不會因為大改而出現意想不到的問題。壞處是這樣的流程梳理，有點像隔靴搔癢，僅僅把excel+郵件搬到系統，或者流程系統換個 UI，換湯不換藥。

毫無疑問，信息系統的普及，疫情期間，人們都逐步習慣了使用線上來填寫信息，提交流程。線上的好處毋庸置疑，綠色環保不廢紙，操作便捷。然而IT系統也不是萬能的，比如當成本有限的情況下，或某些人不方便使用IT設備，比如老年人，聾啞人，這時候紙質表單以及其他輔助設備就很有必要。

新冠疫情發生後，很多企業主發現，即便某些高管不在公司，大家集中辦公，多數不依賴線下的工作還能運轉，暴露出一個大家都心知肚明的問題，很多崗位的存在，並非職位需要，而是因人設崗。流程需要審批的上傳下達，也需要左右分工的協同。

通常情況下，需要確認信息準確性的環節，需要審批；需要職能輸出專業能力，則需要協同分工；

審批很必要，但不能過，也要有制度制約，否則就是吃拿卡要權力尋租重災區。分工的原則看資金和人力預算的多少，錢多可因剛找人，錢不夠就必須因人設崗，逐步拆工作。

重複機械的操作，機器比人擅長，24*7全年無休，不需要交納五險一金。不管是實體工廠的生產機器，還是軟件的流程自動化，數據驗證，這些規則的設定，都可以提升企業內部的運營效率，數據一致性，準確性。新的系統有API可以開發，界面可配置，老系統沒法開發，也可使用RPA工具錄製自動化規則。

自動是有代價的，如果是短期內無開發預算，自動生產流水線太貴，那儘量用人力代替是務實的選擇。找到預算範圍內合適的自動化方案，需要流程經理面對每個公司實際情況來做判斷。