係統管理員
角色定義
此角色一般由PMO（項目管理辦公室）中熟悉Confluence 的用戶或外部諮詢公司顧問擔任，由公司管理層任命，負責整個Confluence 項目的各方對接，系統配置。為保證項目成功，此角色建議需具備以下能力。
理解公司業務
一定的技術基礎（可準確向運維工程師提出需求）
熟悉Confluence 設計理念，及參數配置
具有較強的溝通能力
如何使用資料
為啥要強調查資料？因為問題千千萬，大多數遇到的問題都是別人先前都已遇到過的，重複造輪子，重新踩坑大可不必。快速使用有效英文關鍵字，在相關資料庫中查找信息並且甄選最可靠的回答執行，是系統管理員必備技能。當然如果不做伸手黨，有時間回答別人問題，點個贊同，那就是再好不過了。
ChatGPT
近期最火的人工智能助理，用下來感覺比谷歌更強，可以通過分解問題，上下文關聯，不斷逼近問題答案。
谷歌
由於Confluence 是澳大利亞公司開發的軟件，原生英語，相關的資料基本也都是英語。如果不知道具體資料去哪裡找，谷歌是首選。
Stack overflow
如果說世界上軟件項目千千萬，華麗麗的背面大都逃不過印度的客服，中國的碼農，stack overflow 的代碼塊複製粘貼。
不管啥技術疑難雜症，大多數在此平台都能找到相應的回答。
官方文檔
https://support.atlassian.com/confluence-server/
名稱 | 用途 | 示例 | 使用頻次 |
|---|---|---|---|
幫普通用戶以及管理員了解如何使用系統 |
| 低 | |
幫助運維或系統管理員進行排障操作 | 如何取消每次管理員配置都需要輸入密碼驗證 | 高 | |
自由交流，由全球網友以及Atlassian工作人員一起維護 | 如何讓Confluence空間定期歸檔無人使用的文檔？ | 高 | |
給用戶了解當前已有的系統問題以及需求，並給大家留言，投票的權 |
| 低 | |
類似蘋果Appstore，提供增強應用服務，技術廠商可以發布應用，用戶可以根據關鍵字和類別進行挑選 |
| 中 | |
賬單以及授權相關問題諮詢 | 如何對齊不同到期日的授權 | 低 | |
根據分類提交問題 | 比如上雲支持，培訓與考試，賬問題 | 中 |
項目啟動
項目組
任何項目的成功關鍵不是技術，而是人，定義清楚參與的關鍵人。
從宏觀上來講，最重要的就是系統管理員（項目經理），承上啟下，是決定項目是否能順利啟動以及落地的關鍵人。
除此之外還包括領導（採購決策者），技術支持工程師，用戶，空間管理員；
撰寫項目可行性報告，包含項目範圍（目標），進度，成本。抄送企業內部相關人員，一般主導此項目的人是IT 部門領導，CIO 或PMO 領導。
項目計劃
前期調研，中期實施/二開，上線前培訓試運行，上線後的維護。各步驟都按照常規的項目，撰寫相關表格，文檔，通過郵件方式發送給項目干係人。
小組（項目/運營）
鍛煉身體三分靠練，七分靠吃。A 廠產品的成功也是同理，三分靠實施，七分靠運營。
如果項目交付完畢後就自由發揮，放飛自我，那很快整齊的房間就會變成核爆炸災難現場。
成立項目小組，階段項目結束後名稱改為運營小組。
項目成員各司其職，模板，空間維護，系統配置，發布，變更流程。
做好一個項目，大家基本都清楚怎麼辦，一個屋子開個會，領導發個話，PPT講一下，各自分頭就乾活。但項目上線後怎麼維護，很多領導以為有運維工程師負責定期打安全補丁，備份數據即可，這些並非不重要，作為基礎如同生活中的水電煤。但實際上，Confluence作為管理工具，更重要的是定義支持流程，不同的問題找誰，不同的渠道有哪些特點。當然，比較簡單的做法是遇到問題直接問Helpdesk/運維工程師，但Helpdesk並不是萬能的神，遇到火災要打119，而不是拿水龍頭去噴。
定義支持流程（合理利用資源，列舉服務商，關鍵用戶，空間管理員，A廠，社區），成本，響應速度，支持語言，示例問題。
服務資源類型 | 適合問題 | 成本 | 響應速度 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|---|---|---|
內部系統管理員 | 一般技術問題，非重要非緊急 | 低 | 快 | 內部人士，溝通成本低 | 無法解決複合型問題，比如處理某個增強需求，如降低通知頻率，打通IM 協同 |
空間管理員 | 改模版 | 低 | 塊 | 了解團隊，業務情況 | 無法處理高級配置問題 |
Atlassian 原廠 | 所有問題 | 中 | 慢 | 難度從高到低，啥都能處理 | 響應時間慢，不支持中文，不能代你操作 |
社區 | 所有問題 | 無 | 不可控 | 全球網友給回复 | 中文社區只有微信群，英文社區要梯子，無法承諾給解決 |
服務商 | 所有問題 | 高 | 快 | 專業玩家，啥都能處理 | 可靠資源難找，服務商能力層次不齊 |
梳理資料
調研材料
公司類型 | 盈利模式 | 待問示例 | 典型空間 | 備註 |
|---|---|---|---|---|
科技 | 通過技術生產軟硬件，通過出售或授權來獲得盈利 |
| 產品研發，信息發布，知識庫 | 中國國內知識產權保護做的一般，市場為政策強控，依靠技術盈利的企業非常少 |
項目 | 通過輸出人力為基礎的勞動來獲利，如軟件外包，商品訂單生產 |
| 項目制度，項目 | 絕大多數企業，成本，知識管理偏粗放，強調短平快。 |
民營傳統 | 非互聯網，非科技，如教育，醫療，法律，零售，地產等，通過出售價廉物美的商品/服務獲利 |
| 運營協同，知識庫 | 此類企業生產知識的需求少，多數僅需把已有文件進行歸檔，寫會議紀要等基礎文本工作 |
國央企官僚 | 政府指派的商業模式，水，電，煤，通訊，軍工，冶金，鐵路等社會基礎職能 |
| 紅頭文件，部門 | 一切以領導喜好為優先，對上PPT漂亮，對下管控嚴格，到處設坑抓把柄。 |
空間
類型 | 包含屬性 | 示例 |
|---|---|---|
研發 | 軟件，硬件 |
|
產品說明 | 不同版本，屬性 |
|
項目 | 長期項目，短期項目 | 項目A，項目B |
組織 | 部門，團隊 |
|
運營協同 | 運營功能，產品運營，技術運營，數據運營 |
|
知識庫 | 故障處理，擴展知識，配置指南 | FAQ，A產品知識庫 |
目錄
寫作文需要總分結構，可以讓讀者更方面接受信息。
為讓用戶更方面找到資料，合理的導航頁和目錄結構設計尤為重要，尤其是很多公司沒有技術文檔團隊，沒法對版本和標籤做有效梳理，導航和目錄的合理性基本等同於資料後續是否可以被找到。原則就是實用，美觀。先保證可用，再提升顏值和交互。
整理原則
資料如同物品，並非所有東西都規整才是最好，需要有整齊的檔案室，也需要可以隨便擺放的客廳沙發。
根據正式程度，建議區分高中低三種要求目錄等級
高：如行政通知，資料歸檔，即所有材料都必須按事先約定的目錄存放；
中：對團隊，項目，產品空間，即多數目錄按事先要求開設，少數特殊目錄開為其他
低：個人空間，目錄隨意開，符合自己習慣就好
頁面優化經驗
強調：關鍵信息字體放大，次關鍵信息縮小或給引用鏈接
分頁簽：重要信息通過【頁面佈局Layout】， 【多Tab 插件】堆疊，增加橫向內容展示數量，減少縱向滾動帶來的專注損耗
預加載：通過包含頁的巨集，把重要頁面預加載出來，減少轉換頁面導致的等待時間
減少干擾：由於歷史原因，同一空間下不允許出現名字相同的頁面，而實際工作中，這種場景出現不會少，多餘的問題比如A-項目-會議紀要，B-項目-會議紀要，由於頂層目錄已有目錄名，就會顯得多餘，可使用這兩個插件實現Duplicate Page Titles (Same Page Titles)，或Scroll Version
導航首頁
名稱 | 說明 | 示例 |
|---|---|---|
團隊概述 | 團隊存在的意義，長期存在，概念等同於使命/願景，最好不要輕易改 | 使用優質產品和卓越服務，為客戶創造商業價值 |
短期目標 | 可用數字衡量，或通俗易懂，一目了然的文字描述 | 達成100萬銷量，把客戶滿意度從70提升到80 |
成員照片 | 大頭貼，可正式和休閒，根據團隊管理風格而定 |
|
搜索 | 搜索是知識庫的核心功能，除了資料精確定義，入口便於查找對用戶的使用體驗也很重要；Confluence 搜索欄天然位於右上角，對於習慣搜索引擎的用戶不是特別友好 |
|
規章制度 | 不以規矩不成方圓，團隊的有序運作，根本是取決於規章制度的製定和執行； | 技術研發團隊工作規章制度，軟件發布製度 |
常用文檔鏈接 | 文檔多如牛毛，常用文檔放首頁，極大降低新用戶上手難度，以及老用戶跳轉等待時間 |
|
從模板創建 | 從一堆模板中找到需要寫的文檔往往有難度，最好進入目錄後直接有可以用的創建按鈕。如項目導航頁，會議紀要等 |
|
子導航頁
名稱 | 說明 | 示例 |
|---|---|---|
搜索 | 同上 | 基礎設定同上，限定查詢範圍為當前頁面以下的內容 |
從模板創建 | 同上 | 子導航無需把創建的頁面擺放在不同的父頁面下，所以直接使用從模板創建巨集即可 |
頁面屬性報告 | 把子頁面中的重要屬性以列表形式呈現預覽 | 文檔名，關聯產品，推薦程度，創建時間，創建人 |
內容頁
名稱 | 說明 | 示例 |
|---|---|---|
概述 | 說明本文的大致內容，相關屬性，使用頁面屬性巨集包裹，以便於後續顯示在屬性匯報中。 |
|
目錄 | 用於長文檔的快速定位 |
|
版本說明 | 系統會自動記錄修改版本，對於主版本和副版本的更新，建議寫下版本名稱，變更內容概要，更新人，日期， |
|
正文 |
| 1 一級標題 正文。。。 1.1 二級標題 正文。。。 |
常用功能
概述
Confluence 相比Word 最好的一點在於簡化編輯功能，讓用戶專注於內容創作
Datacenter 版本Confluence 編輯器
名稱 | 功能 | 經驗 | 截圖 |
|---|---|---|---|
章節等級 | 快速定義格式
|
快捷鍵
|  |
基礎格式 | 從左到右依次為下劃線，斜體，下劃線，文字顏色，刪除線 | 快捷鍵同Word
| 
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列表 |
| 快捷鍵
|  |
任務列表 | 待辦事項，用戶輕量級事務追踪，比如會議紀要後的待辦
|
| 
|
縮進 | 左右縮進，相當於兩個空格 | 一般不需要，導出時候系統會自動給文檔增加首行縮進， | 
|
對齊方式 | 左右對齊或居中 | 使用經驗同Word ，怎麼好看怎麼排 | 
|
頁面佈局 | 快速區分內容大塊 |
|   
|
鏈接 |
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| 
|
圖片 |
|
|  
|
回退，重做 | 取消誤操作行為。 | 快捷鍵
| 
|
搜索/查找替換 | 同word 的操作，可實現本頁面單個/全部替換 |
|  
|
快捷鍵 | 展示常用快捷鍵 | 常用推薦
| 
 全局快捷鍵
 編輯器  編輯器自動化格式 |
表格
名稱 | 功能 | 經驗 | 截圖 |
|---|---|---|---|
寬度適應 |
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| 
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插入/刪除（行列） |
| 如一次性需要插入很多行，使用快捷鍵alt + ↓； |  
|
剪切/複製/粘貼（行列） |
| 如一次性需要復制粘貼很多行，使用快捷鍵cmd+shift + x，cmd+shift + v； |  
|
合併拆分單元格 |
| 若要做行，列的複制剪切操作，建議在拆分/合併表格前進行，以免出現格式混亂。 | 
|
首行/列表頭 |
| 默認功能不支持鎖定首行/列/篩選，需要tablefilter 插件實現 | 
|
單元格背景色 | 右下角為透明，其他顏色所見即所得 | 除非特別需要突出的信息，盡量用低對比度底色，避免造成界面展示信息過載； 盡量使用紅黃綠，黑白灰等具有通用理解含義的顏色，降低理解難度。如有特殊色含義建議找地方寫註釋。 | 
|
刪除單元格 | 鼠標懸停在表格內任意單元格，點擊即可刪除表格 | 單個刪除使用此按鈕方便，如有多個連續表格刪除也可以選中後點擊delete | 
|
常用巨集
名稱 | 功能 | 經驗 | 截圖 |
|---|---|---|---|
Contributors | 展示指定範圍內的文檔貢獻者 | 類似光榮榜，鼓勵大家分享知識。 | 
|
Multimedia | 多媒體，支持MP4，MP3，等常規多媒體文件線上預覽 | 文件不要太大，以免浪費存儲和帶寬資源，大型多媒體文件建議傳到NAS 以鏈接形式展示在confluence 中 | 
|
文件預覽 | 界面上可以直接展示文件預覽，無需下載到本地打開 | 預覽有時會出亂碼，建議轉為附件添加； 亂碼需見招拆招，無一招就好辦法。 | 
|
從模板創建 | 從模板（空間/全局）創建文檔；
| 作為按鈕放在父目錄，便於用戶調用 | 
|
任務報告 | 根據指定條件展示confluence 中的任務完成情況 | 一般無需修改默認參數，也不要以此代替Jira 任務追踪；Confluence 僅用此追踪簡單，短期的小事項，比如開會後的待辦。 | 
|
內容報告標籤 | 列表形式展示相關標籤的文檔 | 僅展示相關性文檔，具體明細搜索還需依靠CQL。 | 
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包含頁面 | 把一個頁面的內容展示在另一個頁面中，聚合信息展示，減少用戶跳轉操作 | 不要在單一頁整合太多信息，避免加載時間過長或縱向滾動太多 | 
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狀態 | 展示狀態，文字需要自己輸入，背景色自己定義 | 復用需要復制粘貼 如需使頁面簡潔，推薦使用淺色選項  增強狀態推薦handy macro 插件
| 
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最近更新 | 顧名思義，顯示最近有更新的內容 | 此功能主要用於更新頻繁的空間，如果是正式發版的文檔，無需使用此功能。 | 
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最近修改的主頁面 | 根據條件，顯示某個用戶的內容儀錶盤 | 如果某個用戶的收藏需要其他用戶持續關注，則可使用此巨集，比如項目經理，領導。 | 
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熱門的標籤 | 根據標籤數量生成熱詞圖（數量多的詞字體更大） | 可放在導航頁，給用戶快速感知內容類型的佔比 | 
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畫廊 | 根據所選條件如名稱，格式展示多張圖片 | 適合放在導航頁，展示團隊，產品簡介。 | 
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Livesearch | 實時搜索，可限制搜索範圍，標籤 |
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目錄 | 根據標題等級，展示當前頁面的目錄，可定義展示到第幾層，展示樣式等 |
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錨 | 設定錨的名字，保存後可以通過在鏈接後增加錨名字來達成快速跳轉 | 當文檔特別長，需要定位到非主標題位子時，即可使用錨，如一個需求文檔特別長，和jira issue 關聯時就可使用帶錨尾綴的鏈接 | 
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Cheese | 插入文本，測試巨集是否可以正常工作 | 新裝好實例，做好升級，可用此巨集測試系統可用性 | 
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Jira | 直接粘貼Jira 鏈接或使用此巨集鏈接Jira 問題；在Confluence 頁面快速查看Jira 問題的相關內容概述以及工作流狀態 | 當一個頁面裡存在多個Jira 問題時，可在頁面頂部看到當前頁面Jira issue 數量，以及相關鏈接 |  |
Jira 圖表 | 錄入JQL 語句，以列表，餅圖或創建VS解決展示。 | 作為迭代回顧，項目階段報告的圖形化數據參考，需要注意，和Jira 關聯的內容實時會變動，建議階段性性文件導出，或貼截圖，避免因時間變化而出現的數據變化 | 
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Loremispsum | 無意義的文本，快速填充頁面 | 用於填充頁面，查看佈局效果。 | 
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小工具連接器 | 可以連接內外部的組件，比如油管，谷歌文檔，優土豆；內部包括Jira 儀錶盤。 | 作為內部展示，最常用的就是嵌入Jira 儀錶盤 | 
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團隊日程 |
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頁面屬性 | 定義重要屬性，在此框中的內容可以被頁面屬性報告所引用 | 定義文檔除基礎信息外的其他信息，如類型，保密級別，面向讀者等 | 
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頁面屬性報告 | 以列表形式展現相關頁面的屬性信息，頁面範圍可自行定義，供用戶快速預覽頁面信息； | 利用此巨集可幫用戶快速查看子頁面文檔重要屬性，不建議戰事太多，默認最多一頁30篇，多餘信息通過livesearch 巨集查詢 | 
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Section / Column | 自定義分列數量，顯示寬度，百分比或像素 
| 超過3列，無法通過頁面佈局功能實現，推薦使用此巨集，頁面推薦在不同分辨率屏幕查看效果，比如筆記本，日常遇到問題大顯示器看到排列優雅，小分辨率就顯示擁擠問題 |  
|
代碼塊 | 根據代碼類型增強顯示效果，還可打開行顯示，是否折疊。 | 當代碼很長時推薦打開折疊和代碼行，避免過長的代碼展示引起文檔閱讀困難 | 
|
背景提示巨集 | 根據不同信息類型，使用信息/注意/提示/警告巨集 | 推薦勾選“顯示圖標”參數； 在重要需要強調縮略的信息，使用此巨集，建議不要超過5行； |     |
展開 | 較長內容可用此巨集進行隱藏，可設定展開的提示語，比如“點擊以展開瀏覽” | 非重要的附屬信息推薦使用展開巨集包裹。 | 
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無格式 | 與代碼塊巨集相反，在此巨集中的文字不會有格式渲染 | 經典老巨集，很少用到。 | 
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面板 | 使用面板，以自定義的背景色，標題，邊框展示文本塊 |
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圖表 | 將Confluence中的數據以柱狀，折線，餅圖，堆積，甘特圖等形式展示，參考鏈接 | 此功能支持簡單圖形化分類匯總，更進階的圖表樣式建議excel 做或使用插件如table filter | 
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路線圖 | 使用路線圖，展示階段計劃，里程碑，可設定不同泳道顏色以及週，月展示 | 輕量級甘特圖功能，無法代替專業規劃軟件，推薦不超過10個泳道，使用此巨集，超出部分會在編輯，拖拽時操作不太方便。 | 
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符號 | 使用符號增強展示效果。 | emoji 和符號如出現在標題或正文中可能會出現導出亂碼，若出問題，建議去掉。 | 
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推薦佈局
僅供參考
標籤
標籤功能對於文檔的可被搜索性非常重要，如若維護不善，將會降低知識庫的利用率。
設定：
編輯狀態下左上角
查看狀態下，右下角
推薦維護方式：
主標籤：推薦自動帶出來。如需求/技術文檔/故障修復，配置指南，市場素材等
副標籤：自主設定
限制（設定可見範圍）
操作：
有兩檔權限，僅查看，可編輯。
可在權限中增加用戶或用戶組
經驗：
權限只能子頁面比父頁面更小，如果想要讓子頁面擁有比父頁面更大的權限需要使用external share 插件
頁面的權限從空間權限基礎上疊加，推薦空間權限多配置用戶組（便於維護），頁面可限定到個人。
優化
定期把不常用的文檔手動歸檔或查看技術支持工程師中的《清理》功能
不用文檔歸檔：
創建一個歸檔的頁面
使用截圖中的以層級方式查看，如有space admin 插件，按住shift 按鈕即可直接在當前頁面調整。
調整目錄結構：
根據實際管理/業務需要調整目錄結構。
並把修改的內容概要，原因寫在本空間的主頁/導航頁
內容類型
概述
內容分為兩種大類，模板和自定義內容；
全局模板由系統管理員定義，空間模板可由空間管理員定義；
系統模板
以下三塊分別為系統空間，個人空間，右側歡迎詞的配置界面。
推薦可在歡迎詞中錄入一些常用鏈接或quickstart 幫助新用戶快速上手系統。
全局模板
擁有confluence-administrator 用戶組，登錄後台【站點管理】→【一般配置】→【全局模板和藍圖】
從系統創建的模板，除了有單一文檔外，還會有個索引頁，通過屬性巨集拉取相關文檔的摘要信息以列表形式展現。
常用模板有：會議紀要，產品需求，回顧會，排障文檔，指導文檔
空間模板
當用戶具備管理空間權限時，即可通過【空間管理】→【內容工具】→【新增模板】，空間模板僅在當前可見可被引用，其他空間不可見。
通過【推送】使相應模板可以在點擊【…】選擇模板時置頂顯示，其他都會隱藏到顯示更多記錄中；
自定義頁面
點擊創建後，出空白頁面，隨意寫內容
權限配置
推薦配置
類型 | 說明 | 截圖 |
|---|---|---|
空間管理員 | 所有都可操作 | 
|
普通用戶 |
|  |
匿名訪問 | 需在全局的匿名訪問打開時，此功能才會起效 | 
|
經驗
盡量往加組，少開特殊權限模式，一旦特殊權限多，後續維護難度會陡增
權限從實例→空間→頁面→子頁面，只能逐層變小，如要打破上級權限約束，需導出文檔外發，或使用external share 插件，生成類似網盤的共享鏈接。
受限頁面
在此頁面查看當前空間設定過權限的頁面，如果是空間管理員，可以對此做修改。
檢查權限
類似Jira 的權限檢查助手，屬於用戶和頁面告知頁面為何不可見，幫助診斷權限問題。
全局權限
菜單路徑：站點管理→一般配置→查看全局權限
功能 | 說明 | 建議 |
|---|---|---|
全局權限 |
|
|
未授權訪問 | 有Atlassian 授權但無Confluence 授權如JSM 用戶的訪問 | 一般的場景用在JSM 用戶檢索文檔後，在服務台打開查看 |
匿名訪問 | 無需任何賬號即訪問； 查看站點，查看用戶可配置 | 謹慎開放此功能，僅公共文檔如FAQ，產品操作說明開放此選項 |
用戶組配置
概述
設定組，給組賦予全局權限，把用戶加到組裡，這是最常用的操作方式。
如何設定組，一般是不使用內置用戶組，而是根據公司的組定義，如來自AD ，LDAP，或者使用Atlassian Jira 或Crowd 來管理組。
組類型
普通組：普通組，一個人可以同時在多個組裡
嵌套組：即組之間存在父子關係，子組權限會從父組中繼承
注意：嵌套組可能會導致用戶查詢的性能問題。
用戶組
菜單路徑：站點管理→一般配置→用戶組
操作說明：創建/刪除/把用戶添加到組內
配置全局參數
Logo 設置
菜單路徑：站點管理→ 一般配置→ 站點Logo和圖標/ 空間Logo
操作說明：更新圖片後，空間，站點Logo ，網頁標籤也隨之更新
定期清理
菜單路徑：站點管理→一般配置→定期清理
清理經驗：為保證搜索的相關性以及系統的可用性，建議定期清理附件和歸檔空間Cleanup guide
操作說明：
點擊【查看分析】查看近期的空間使用情況
設置【查看保留規則】，設置保留的文檔，確保重要數據不被歸檔或刪除
存檔【查看所有空間】把不用的空間存檔，提升搜索相關性，準確性
協同編輯
菜單路徑：站點管理→一般配置→管理→協同編輯
操作說明：
移動端應用程序
菜單路徑：站點管理→一般配置→管理→移動端應用程序
參考文檔：Confluence Mobile
操作說明：
用戶：iOS 用戶可直接從APPSTORE 下載，安卓用戶需要使用梯子才能打開google play；若實例部署在內網中，需連續局域網或打開VPN 才能使用手機APP
管理員：打開允許推送通知
手機APP 僅支持標準內容查看，編輯，不支持大多數插件的使用。
分析功能
菜單路徑：站點管理→一般配置→管理→分析功能
操作說明：
打開發送開關，相關使用數據會在脫敏情況下發給Atlassian 用戶改善產品體驗
概述：近期站點的使用情況，熱門空間，用戶等
空間：空間使用統計
用戶：登錄以及創建內容的統計
應用導航器
菜單路徑：站點管理→一般配置→應用導航器
操作說明：
Configure Application Links 中創建過的Atlassian 鏈接會自動添加鏈接至導航器
添加其他相關站點，並可以限制可見的用戶組
運營
概述
系統安裝配置，完成短期項目容易，但維護難，如何在階段項目結束後，依然保證系統長期穩定運行，和內容健康輸出，才是Confluence能否為企業帶來價值的關鍵，一個靠譜的管理員，制定合理的運營規則非常重要。
新手任務
幫助剛入職的員工快速了解操作方法，常見資料如何使用，做個打卡任務頁面，全部完成後送個紀念品，小紅花啥的、
定期數據報表
分析頁面，空間使用率，分析知識庫問題，給出改進建議，比如內容太多，速度太卡，搜索準確度不夠，內容準確度待提升，復用率待提升等
定期表彰
對於文檔輸出，被閱讀量大的知識貢獻個人或團隊予以表彰，發小禮品和獎金，鼓勵大家輸出高質量內容。
公司最大的資產是人腦子裡的知識和產品內部的科技指數，客戶滿意度。建好的知識庫，投入產出比是很高的。
常見錯誤
過多管理員
讓不具備Confluence內容管理經驗的運維技術人員，充當超級管理員，導致各種不經變更流程的配置，最後導致系統混亂，出錯。
缺少變更管理
和上述問題類似，系統變更缺少記錄和審核，導致重要變更未經過足夠的測試，驗證，通知干係人，造成變更後的風險陡增。
缺少模板/結構/更新流程
好的Confluence 應該讓用戶專注於寫內容，而不是思考用哪個模板，寫在哪裡，怎麼更新。
事先規劃化，才能不亂，不給公司，團隊制定文檔更新規則，基本用到後面就是一團亂
缺少整理
定期需要整理目錄，歸檔空間，刪除附件，否則用戶觀感就是變卡和混亂。
這需要花時間，知識庫亂如同技術債，越早清理，越少麻煩。
頭痛醫頭腳痛醫腳是下策，如果深究軟件開發問題根因，多數不是出於開發，而是源頭需求理解不一致，項目多方協同困難，信息更新不及時。
運維工程師充當系統管理員
很多公司喜歡請運維工程師充當Confluence Admin，導致後果就是早期無設計，中期無維護+評估變更需求，後期通過不停打補丁加機器來救火，最後一地雞毛。
典型省小錢吃大虧，想要建設靠譜的知識庫，要么花大錢請個專職，熟悉Atlassian 產品的管理員，要么外部請服務公司，如果這兩筆錢都不願意花，也無需打腫臉充胖子用外國產品，從實際業務出發，為提升生產力，在無外部服務的情況下，輕量級國產免費TADP 飛書反而更好。